Lancer les démarches en ligne dans votre mairie en 30 jours : le guide pour la secrétaire et les élus
Un guide opérationnel, semaine par semaine, pour passer votre mairie aux démarches en ligne sans stresser votre secrétariat. Aucune compétence technique requise.
Co-fondateur de Delongeas · accompagne les communes dans leur transition numérique
Pourquoi passer aux démarches en ligne ?
Parce que 75 % de vos administrés préfèrent faire leurs démarches en ligne plutôt qu'en mairie. Parce que la secrétaire passe 8 heures par semaine au téléphone pour expliquer comment obtenir un acte de naissance. Parce que le dimanche soir à 22h, les gens veulent juste cliquer, pas attendre lundi 9h.
Ce guide vous explique comment lancer les démarches en ligne en 4 semaines — sans que votre mairie ne se transforme en chantier. Conçu pour une secrétaire qui ne "parle pas informatique".
Semaine 1 — Préparer le terrain
Jours 1 à 3 : Inventaire
Prenez une feuille et listez toutes les demandes récurrentes qui passent par votre secrétariat. Ne vous cachez rien :
- Actes d'état civil (naissance, mariage, décès)
- Attestations d'accueil
- Inscriptions cantine / garderie / centre aéré
- Demandes d'urbanisme (certificats, permis de détention d'animal)
- Réservations de salles
- Signalements (voirie, éclairage, dépôts sauvages)
Jour 4 : Priorisation
Parmi votre liste, choisissez les 3 démarches les plus fréquentes. C'est par elles qu'on commence. Le reste viendra après.
Jours 5-7 : Formulaires
Pour chacune des 3 démarches, listez :
- Les informations qu'on doit demander (nom, adresse, date, pièces jointes)
- Les validations nécessaires (élu à signer, service à transmettre)
- Le délai moyen actuel
👉 Résultat semaine 1 : une fiche claire de ce qu'il faut mettre en ligne.
Semaine 2 — Choisir l'outil
Erreur classique : choisir une plateforme "générique" pensée pour tout et rien (une usine à gaz).
Bon choix : une plateforme spécifique aux mairies, qui a déjà les formulaires d'état civil pré-configurés, qui respecte le RGPD et héberge en France, et qui a une interface admin pensée pour votre secrétaire, pas pour un DSI.
Questions à poser au prestataire :
- L'hébergement est-il 100 % en France ?
- La conformité RGAA (accessibilité) est-elle native ?
- Peut-on personnaliser les formulaires sans coder ?
- Y a-t-il une formation sur site incluse ?
- Que se passe-t-il si on veut partir dans 3 ans — récupère-t-on les données ?
Si le prestataire hésite sur une seule de ces questions, passez votre chemin.
👉 Résultat semaine 2 : contrat signé, ou au minimum : prestataire choisi.
Semaine 3 — Préparer les contenus
Pendant que le prestataire paramètre la plateforme, votre rôle :
1. Rédiger les textes d'accompagnement
Chaque démarche doit expliquer clairement :
- À qui elle s'adresse (habitants, nouveaux arrivants, professionnels…)
- Les pièces à fournir (carte d'identité, justificatif de domicile…)
- Le délai de traitement attendu
- Le coût éventuel
2. Préparer les pièces justificatives
Assurez-vous que les modèles de documents (attestations types, récépissés) sont à jour. Donnez-les au prestataire qui les intégrera comme modèles générés auto.
3. Définir les validations
Pour chaque démarche, qui valide quoi ?
- Acte d'état civil → secrétaire → signature maire numérique
- Signalement voirie → agent technique directement
- Réservation salle → secrétaire puis adjoint au social
👉 Résultat semaine 3 : textes écrits, modèles fournis, chaîne de validation définie.
Semaine 4 — Formation et mise en ligne
Jour 22 : Formation de la secrétaire (1 heure)
Une bonne plateforme se prend en main en 1 heure. Le prestataire vient (ou en visio) et vous montre :
- Comment voir les demandes entrantes
- Comment répondre avec un modèle
- Comment valider ou refuser
- Comment suivre les statistiques
Si la formation dure plus de 2 heures pour couvrir "l'essentiel", c'est que l'outil est mal conçu.
Jour 23-24 : Test interne
Faites des demandes vous-même, comme si vous étiez un habitant. Vérifiez que tout marche : le mail de confirmation part bien, la secrétaire voit bien arriver la demande, le délai est bon.
Jour 25-26 : Communication
Annoncez l'ouverture sur :
- Votre site (gros visuel en page d'accueil)
- Le bulletin municipal (rédigez une page entière)
- Les réseaux sociaux de la mairie
- Un mot dans les commerces locaux (oui, ça marche encore)
- L'école (les parents sont votre cible n°1)
Jour 27-30 : Mise en ligne et suivi
Ouvrez officiellement. Surveillez les premières demandes. Répondez vite — les 10 premiers demandeurs deviennent vos meilleurs ambassadeurs.
👉 Résultat semaine 4 : démarches en ligne opérationnelles.
Ce qu'on voit chez les mairies qui le font bien
- Mois 1 : 20-30 demandes en ligne
- Mois 3 : 40 % des démarches courantes passent en ligne
- Mois 6 : –50 % d'appels téléphoniques au standard
- Année 1 : la secrétaire récupère une journée entière par semaine pour faire autre chose que répondre au téléphone
Un mot sur l'accompagnement
Le plus gros risque du projet n'est pas technique. C'est humain : si votre secrétaire n'est pas rassurée, le projet dérape.
Choisissez un prestataire qui :
- Vient sur place (pas juste en visio)
- Propose une formation d'1 heure incluse
- Reste joignable par téléphone dans les 3 premiers mois
- A un humain identifié comme interlocuteur, pas un ticket anonyme
C'est exactement ce qu'on fait chez Delongeas : plateforme complète pour mairies à partir de 149 €/mois (socle seul), formation sur site, support direct avec une personne identifiée.